--- title: Cómo crear y configurar agendas de citas slug: como-crear-y-configurar-agendas-de-citas docTags: createdAt: 2026-01-09T16:43:33.615Z --- **Requiere:** Acceso de administrador o supervisor *** ## Resumen rapido Si ya conoces el proceso: 1. Ve a **Configuracion** > **Agendas** 2. Haz clic en **+ Agenda** 3. Completa titulo, descripcion y ubicacion 4. Configura horarios disponibles (al menos uno) 5. Agrega recordatorios y dias bloqueados 6. Haz clic en **Grabar** Primera vez? Sigue leyendo. *** ## Antes de empezar Asegurate de tener: - Acceso de **administrador** o **supervisor** (los usuarios regulares no pueden crear agendas) - Capacidad disponible en tu plan (verifica el limite de agendas en tu panel) - Si usaras recordatorios por WhatsApp: al menos una plantilla aprobada con las variables `{{name}}`, `{{event}}`, `{{when}}` y `{{where}}` *** ## Paso a paso ### 1. Accede al modulo de Agendas Desde el menu lateral, haz clic en el icono de **Configuracion** (engranaje) y selecciona **Agendas**. Veras la lista de agendas existentes con su titulo, descripcion y duracion. ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/1084p5usHR6NhBhJbNXtr/lW_xJOqKJqb-mJMR00klI-20260109-164542.png" size="80" width="1512" height="862" position="center" showCaption="false"} *** ### 2. Crea una nueva agenda Haz clic en el boton **+ Agenda** en la esquina inferior derecha. :::BlockQuote **Nota:** Si alcanzaste el limite de agendas de tu plan, el boton te redirigira a la pagina de upgrade. ::: ![](https://api.archbee.com/api/optimize/1084p5usHR6NhBhJbNXtr/GAvk0t_jmesc1ykNGlRH_-20260109-164626.png) *** ### 3. Completa la informacion basica Llena los primeros tres campos obligatorios: | Campo | Que escribir | Ejemplo | | --------------- | ----------------------------------------- | -------------------------------------------------- | | **Titulo** | Nombre del evento que vera el cliente | "Consulta con Dr. Garcia" | | **Descripcion** | Detalles, requisitos o instrucciones | "Consulta medica general. Traer estudios previos." | | **Ubicacion** | Direccion fisica o enlace de videollamada | "Av. Libertador 2500, Piso 3" | :::BlockQuote **Tip:** Si prefieres usar el videochat integrado de AsisteClick, marca la casilla correspondiente debajo del campo Ubicacion. El sistema generara automaticamente un enlace unico para cada cita. ::: ![](https://api.archbee.com/api/optimize/1084p5usHR6NhBhJbNXtr/5HaF-83CoO7fy1iNmyuvD-20260109-164657.png) *** ### 4. Configura la duracion y opciones de reserva Ajusta los parametros de cada cita: | Campo | Rango | Descripcion | | -------------------------------- | ------------- | --------------------------------------------- | | **Duracion del evento** | 5-300 minutos | Cuanto dura cada cita | | **Tiempo de preaviso** | 0-2880 horas | Minimo de horas de anticipacion para reservar | | **Tiempo libre previo al turno** | 0-60 minutos | Descanso entre citas consecutivas | | **Dias de disponibilidad** | 0-2880 dias | Que tan lejos en el futuro pueden reservar | | **Turnos por pagina** | 1-30 | Cuantas opciones de horario se muestran | **Configuracion recomendada para consultas:** - Duracion: 30 minutos - Tiempo de preaviso: 8-24 horas - Tiempo libre previo: 10-15 minutos - Dias de disponibilidad: 14-30 dias - Turnos por pagina: 6-8 *** ### 5. Elige el minuto de inicio Selecciona en que minuto de cada hora pueden iniciar las citas: | Opcion | Horarios resultantes | | --------------------- | ------------------------------------- | | **0** | 09:00, 10:00, 11:00... | | **15** | 09:15, 09:30, 09:45, 10:00... | | **30** | 09:30, 10:00, 10:30... | | **45** | 09:45, 10:30, 11:15... | | **Asignacion optima** | El sistema distribuye automaticamente | :::BlockQuote **Recomendacion:** Usa "Asignacion optima" para maximizar la cantidad de citas disponibles. ::: *** ### 6. Configura los horarios disponibles Esta es la seccion mas importante. Debes agregar al menos un horario para poder guardar la agenda. Haz clic en **+ Horario** y completa: | Columna | Descripcion | | --------------------- | --------------------------------- | | **Dia** | Dia de la semana | | **Primer turno** | Hora de inicio (formato 24 horas) | | **Ultimo turno** | Hora de fin (formato 24 horas) | | **Lugares por turno** | Citas simultaneas permitidas | ### Ejemplo: Horario de oficina con pausa para almuerzo | Dia | Primer turno | Ultimo turno | Lugares | | --------- | ------------ | ------------ | ------- | | Lunes | 09:00 | 13:00 | 1 | | Lunes | 15:00 | 18:00 | 1 | | Martes | 09:00 | 13:00 | 1 | | Martes | 15:00 | 18:00 | 1 | | Miercoles | 09:00 | 13:00 | 1 | | Miercoles | 15:00 | 18:00 | 1 | | Jueves | 09:00 | 13:00 | 1 | | Jueves | 15:00 | 18:00 | 1 | | Viernes | 09:00 | 13:00 | 1 | | Viernes | 15:00 | 18:00 | 1 | :::BlockQuote **Nota:** Si tienes varios profesionales atendiendo simultaneamente, aumenta "Lugares por turno" segun la cantidad de profesionales disponibles. ::: *** ### 7. Configura la zona horaria Ajusta estos dos campos: | Campo | Descripcion | | ------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------- | | **Huso horario** | Tu zona horaria (offset respecto a GMT, ej: -3 para Argentina) | | **Detectar huso horario del cliente** | Si esta activo, los horarios se muestran convertidos a la zona del cliente | **Cuando activar la deteccion automatica:** - Atiendes clientes internacionales - Ofreces servicios remotos o por videollamada **Cuando desactivarla:** - Solo atiendes clientes locales - La ubicacion fisica es importante *** ### 8. Agrega recordatorios (opcional pero recomendado) Haz clic en **+ Recordatorio** para configurar notificaciones automaticas. | Campo | Opciones | | ------------------- | ----------------------------------- | | **Horas antes** | 1-72 horas antes de la cita | | **Enviar email** | Si / No | | **Enviar WhatsApp** | Seleccionar plantilla aprobada o No | **Configuracion recomendada:** | Recordatorio | Horas antes | Email | WhatsApp | | ------------ | ----------- | ----- | ------------------ | | 1 | 24 | Si | Si (plantilla 24h) | | 2 | 2 | Si | Si (plantilla 2h) | :::BlockQuote **Importante:** El sistema permite un maximo de 3 recordatorios por agenda. ::: :::BlockQuote **Requisito para WhatsApp:** Debes tener plantillas aprobadas por Meta que contengan las variables `{{name}}`, `{{event}}`, `{{when}}` y `{{where}}`. Puedes crearlas en Configuracion > Canales > WhatsApp. ::: *** ### 9. Bloquea dias feriados (opcional) Haz clic en **+ Fecha** para agregar dias donde no se podran reservar citas. Selecciona la fecha en el calendario que aparece. Repite para cada dia que necesites bloquear. **Casos de uso:** - Feriados nacionales - Vacaciones del personal - Dias de capacitacion o mantenimiento :::BlockQuote **Nota:** Cada dia debe agregarse individualmente. Para bloquear un periodo, agrega cada fecha del rango. ::: *** ### 10. Configura la API externa (avanzado, opcional) Si necesitas integrar con un sistema de turnos externo, activa **Mostrar disponibilidad por API**. Apareceran dos campos adicionales: | Campo | Descripcion | | ------------------------- | ----------------------------------------------------- | | **API Endpoint** | URL donde AsisteClick consultara disponibilidad | | **Callback API Endpoint** | URL donde AsisteClick enviara confirmaciones de citas | **Formato de solicitud que recibira tu API:** ```json { "access_token": "token_de_seguridad", "calendar_id": "150", "filter": "0", "preferredLocal": "2024-08-02T00:00:00+00:00", "locale": "es", "time_zone": "-3" } ``` **Formato de respuesta esperado:** ```json { "slots": [ { "text": "Lunes 01/08 10:00", "isoLocal": "2024-08-01T10:00:00-03:00", "iso": "2024-08-01T13:00:00.000Z" } ], "showBeforeButton": false, "showAfterButton": true } ``` :::BlockQuote **Recomendacion:** Configura tambien los horarios manuales como respaldo en caso de que tu API no responda. ::: *** ### 11. Guarda la agenda Haz clic en el boton **Grabar** en la esquina inferior derecha. El sistema validara que tengas al menos un horario configurado. Si falta, veras el mensaje: "Se requiere al menos una fecha de reserva". Una vez guardada, seras redirigido a la lista de agendas. *** ## Vincular la agenda con un chatbot Para que los clientes puedan reservar citas automaticamente: 1. Ve a **Chatbots** en el menu lateral 2. Edita el chatbot que deseas configurar 3. Agrega un nodo de tipo "Agenda" o "Calendario" 4. Selecciona la agenda que acabas de crear 5. Guarda los cambios en el chatbot :::BlockQuote **Tip:** Puedes tener multiples agendas vinculadas a diferentes flujos del chatbot (por ejemplo, una para consultas y otra para servicios). ::: *** ## Casos de uso configurados ### Consultorio medico | Campo | Valor | | ------------------- | --------------------------------- | | Duracion | 30 minutos | | Tiempo de preaviso | 24 horas | | Tiempo libre previo | 10 minutos | | Dias disponibilidad | 30 | | Horarios | Lun-Vie 09:00-13:00 y 15:00-18:00 | | Lugares por turno | 1 | | Recordatorios | 24h y 2h antes | ### Salon de belleza (3 profesionales) | Campo | Valor | | ------------------- | ------------------------------------ | | Duracion | 60 minutos | | Tiempo de preaviso | 4 horas | | Tiempo libre previo | 0 minutos | | Dias disponibilidad | 14 | | Horarios | Mar-Sab 10:00-20:00, Dom 10:00-14:00 | | Lugares por turno | 3 | | Recordatorios | 24h antes | ### Asesoria legal online | Campo | Valor | | --------------------- | ---------------------- | | Duracion | 45 minutos | | Tiempo de preaviso | 48 horas | | Tiempo libre previo | 15 minutos | | Dias disponibilidad | 60 | | Videochat integrado | Si | | Detectar zona cliente | Si | | Recordatorios | 7 dias, 24h y 2h antes | *** ## Problemas comunes | Problema | Solucion | | ------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | "Se requiere al menos una fecha de reserva" | Agrega al menos un horario en la tabla de horarios disponibles | | No veo el boton "+ Agenda" | Verifica que tengas permisos de administrador o supervisor | | El boton me lleva a Upgrade | Alcanzaste el limite de agendas de tu plan. Actualiza o elimina una agenda existente | | Los clientes ven horarios incorrectos | Revisa la configuracion de huso horario y si "Detectar zona del cliente" esta correctamente configurado | | Los recordatorios de WhatsApp no llegan | Verifica que tu plantilla este aprobada y contenga las 4 variables requeridas | | No aparecen horarios disponibles | Revisa que no haya dias bloqueados, que el tiempo de preaviso no sea muy alto, y que los horarios no esten en el pasado | | El calendario no aparece en el chatbot | Asegurate de vincular la agenda al chatbot correctamente | *** ## Preguntas frecuentes **Puedo tener multiples agendas?** Si, puedes crear tantas agendas como tu plan permita. Es comun tener agendas separadas por servicio, profesional o ubicacion. **Los clientes pueden cancelar citas?** Si, pueden responder al recordatorio de WhatsApp con palabras como "CANCELAR" o "NO". **Que pasa si dos clientes reservan al mismo tiempo?** El sistema evita reservas duplicadas. Solo permite la cantidad configurada en "Lugares por turno". **Puedo modificar una cita despues de creada?** Si, desde la conversacion del cliente. Sin embargo, las modificaciones manuales no actualizan los recordatorios automaticamente. **El calendario respeta horarios de verano?** El sistema usa el offset configurado. Si tu region cambia de horario, debes ajustar manualmente el huso horario.