Cómo crear y configurar agendas de citas

requiere acceso de administrador o supervisor resumen rapido si ya conoces el proceso ve a configuracion > agendas haz clic en + agenda completa titulo, descripcion y ubicacion configura horarios disponibles (al menos uno) agrega recordatorios y dias bloqueados haz clic en grabar primera vez? sigue leyendo antes de empezar asegurate de tener acceso de administrador o supervisor (los usuarios regulares no pueden crear agendas) capacidad disponible en tu plan (verifica el limite de agendas en tu panel) si usaras recordatorios por whatsapp al menos una plantilla aprobada con las variables {{name}} , {{event}} , {{when}} y {{where}} paso a paso 1\ accede al modulo de agendas desde el menu lateral, haz clic en el icono de configuracion (engranaje) y selecciona agendas veras la lista de agendas existentes con su titulo, descripcion y duracion 2\ crea una nueva agenda haz clic en el boton + agenda en la esquina inferior derecha nota si alcanzaste el limite de agendas de tu plan, el boton te redirigira a la pagina de upgrade 3\ completa la informacion basica llena los primeros tres campos obligatorios campo que escribir ejemplo titulo nombre del evento que vera el cliente "consulta con dr garcia" descripcion detalles, requisitos o instrucciones "consulta medica general traer estudios previos " ubicacion direccion fisica o enlace de videollamada "av libertador 2500, piso 3" tip si prefieres usar el videochat integrado de asisteclick, marca la casilla correspondiente debajo del campo ubicacion el sistema generara automaticamente un enlace unico para cada cita 4\ configura la duracion y opciones de reserva ajusta los parametros de cada cita campo rango descripcion duracion del evento 5 300 minutos cuanto dura cada cita tiempo de preaviso 0 2880 horas minimo de horas de anticipacion para reservar tiempo libre previo al turno 0 60 minutos descanso entre citas consecutivas dias de disponibilidad 0 2880 dias que tan lejos en el futuro pueden reservar turnos por pagina 1 30 cuantas opciones de horario se muestran configuracion recomendada para consultas duracion 30 minutos tiempo de preaviso 8 24 horas tiempo libre previo 10 15 minutos dias de disponibilidad 14 30 dias turnos por pagina 6 8 5\ elige el minuto de inicio selecciona en que minuto de cada hora pueden iniciar las citas opcion horarios resultantes 0 09 00, 10 00, 11 00 15 09 15, 09 30, 09 45, 10 00 30 09 30, 10 00, 10 30 45 09 45, 10 30, 11 15 asignacion optima el sistema distribuye automaticamente recomendacion usa "asignacion optima" para maximizar la cantidad de citas disponibles 6\ configura los horarios disponibles esta es la seccion mas importante debes agregar al menos un horario para poder guardar la agenda haz clic en + horario y completa columna descripcion dia dia de la semana primer turno hora de inicio (formato 24 horas) ultimo turno hora de fin (formato 24 horas) lugares por turno citas simultaneas permitidas ejemplo horario de oficina con pausa para almuerzo dia primer turno ultimo turno lugares lunes 09 00 13 00 1 lunes 15 00 18 00 1 martes 09 00 13 00 1 martes 15 00 18 00 1 miercoles 09 00 13 00 1 miercoles 15 00 18 00 1 jueves 09 00 13 00 1 jueves 15 00 18 00 1 viernes 09 00 13 00 1 viernes 15 00 18 00 1 nota si tienes varios profesionales atendiendo simultaneamente, aumenta "lugares por turno" segun la cantidad de profesionales disponibles 7\ configura la zona horaria ajusta estos dos campos campo descripcion huso horario tu zona horaria (offset respecto a gmt, ej 3 para argentina) detectar huso horario del cliente si esta activo, los horarios se muestran convertidos a la zona del cliente cuando activar la deteccion automatica atiendes clientes internacionales ofreces servicios remotos o por videollamada cuando desactivarla solo atiendes clientes locales la ubicacion fisica es importante 8\ agrega recordatorios (opcional pero recomendado) haz clic en + recordatorio para configurar notificaciones automaticas campo opciones horas antes 1 72 horas antes de la cita enviar email si / no enviar whatsapp seleccionar plantilla aprobada o no configuracion recomendada recordatorio horas antes email whatsapp 1 24 si si (plantilla 24h) 2 2 si si (plantilla 2h) importante el sistema permite un maximo de 3 recordatorios por agenda requisito para whatsapp debes tener plantillas aprobadas por meta que contengan las variables {{name}} , {{event}} , {{when}} y {{where}} puedes crearlas en configuracion > canales > whatsapp 9\ bloquea dias feriados (opcional) haz clic en + fecha para agregar dias donde no se podran reservar citas selecciona la fecha en el calendario que aparece repite para cada dia que necesites bloquear casos de uso feriados nacionales vacaciones del personal dias de capacitacion o mantenimiento nota cada dia debe agregarse individualmente para bloquear un periodo, agrega cada fecha del rango 10\ configura la api externa (avanzado, opcional) si necesitas integrar con un sistema de turnos externo, activa mostrar disponibilidad por api apareceran dos campos adicionales campo descripcion api endpoint url donde asisteclick consultara disponibilidad callback api endpoint url donde asisteclick enviara confirmaciones de citas formato de solicitud que recibira tu api { "access token" "token de seguridad", "calendar id" "150", "filter" "0", "preferredlocal" "2024 08 02t00 00 00+00 00", "locale" "es", "time zone" " 3" } formato de respuesta esperado { "slots" \[ { "text" "lunes 01/08 10 00", "isolocal" "2024 08 01t10 00 00 03 00", "iso" "2024 08 01t13 00 00 000z" } ], "showbeforebutton" false, "showafterbutton" true } recomendacion configura tambien los horarios manuales como respaldo en caso de que tu api no responda 11\ guarda la agenda haz clic en el boton grabar en la esquina inferior derecha el sistema validara que tengas al menos un horario configurado si falta, veras el mensaje "se requiere al menos una fecha de reserva" una vez guardada, seras redirigido a la lista de agendas vincular la agenda con un chatbot para que los clientes puedan reservar citas automaticamente ve a chatbots en el menu lateral edita el chatbot que deseas configurar agrega un nodo de tipo "agenda" o "calendario" selecciona la agenda que acabas de crear guarda los cambios en el chatbot tip puedes tener multiples agendas vinculadas a diferentes flujos del chatbot (por ejemplo, una para consultas y otra para servicios) casos de uso configurados consultorio medico campo valor duracion 30 minutos tiempo de preaviso 24 horas tiempo libre previo 10 minutos dias disponibilidad 30 horarios lun vie 09 00 13 00 y 15 00 18 00 lugares por turno 1 recordatorios 24h y 2h antes salon de belleza (3 profesionales) campo valor duracion 60 minutos tiempo de preaviso 4 horas tiempo libre previo 0 minutos dias disponibilidad 14 horarios mar sab 10 00 20 00, dom 10 00 14 00 lugares por turno 3 recordatorios 24h antes asesoria legal online campo valor duracion 45 minutos tiempo de preaviso 48 horas tiempo libre previo 15 minutos dias disponibilidad 60 videochat integrado si detectar zona cliente si recordatorios 7 dias, 24h y 2h antes problemas comunes problema solucion "se requiere al menos una fecha de reserva" agrega al menos un horario en la tabla de horarios disponibles no veo el boton "+ agenda" verifica que tengas permisos de administrador o supervisor el boton me lleva a upgrade alcanzaste el limite de agendas de tu plan actualiza o elimina una agenda existente los clientes ven horarios incorrectos revisa la configuracion de huso horario y si "detectar zona del cliente" esta correctamente configurado los recordatorios de whatsapp no llegan verifica que tu plantilla este aprobada y contenga las 4 variables requeridas no aparecen horarios disponibles revisa que no haya dias bloqueados, que el tiempo de preaviso no sea muy alto, y que los horarios no esten en el pasado el calendario no aparece en el chatbot asegurate de vincular la agenda al chatbot correctamente preguntas frecuentes puedo tener multiples agendas? si, puedes crear tantas agendas como tu plan permita es comun tener agendas separadas por servicio, profesional o ubicacion los clientes pueden cancelar citas? si, pueden responder al recordatorio de whatsapp con palabras como "cancelar" o "no" que pasa si dos clientes reservan al mismo tiempo? el sistema evita reservas duplicadas solo permite la cantidad configurada en "lugares por turno" puedo modificar una cita despues de creada? si, desde la conversacion del cliente sin embargo, las modificaciones manuales no actualizan los recordatorios automaticamente el calendario respeta horarios de verano? el sistema usa el offset configurado si tu region cambia de horario, debes ajustar manualmente el huso horario