Cómo crear y configurar agendas de citas

requiere acceso de administrador o supervisor resumen rapido si ya conoces el proceso ve a configuracion > agendas haz clic en + agenda completa titulo, descripcion y ubicacion configura horarios disponibles (al menos uno) agrega recordatorios y dias bloqueados haz clic en grabar primera vez? sigue leyendo antes de empezar asegurate de tener acceso de administrador o supervisor (los usuarios regulares no pueden crear agendas) capacidad disponible en tu plan (verifica el limite de agendas en tu panel) si usaras recordatorios por whatsapp al menos una plantilla aprobada con las variables {{name}} , {{event}} , {{when}} y {{where}} paso a paso 1\ accede al modulo de agendas desde el menu lateral, haz clic en el icono de configuracion (engranaje) y selecciona agendas veras la lista de agendas existentes con su titulo, descripcion y duracion 2\ crea una nueva agenda haz clic en el boton + agenda en la esquina inferior derecha nota si alcanzaste el limite de agendas de tu plan, el boton te redirigira a la pagina de upgrade 3\ completa la informacion basica llena los primeros tres campos obligatorios true 220,220,221 unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type tip si prefieres usar el videochat integrado de asisteclick, marca la casilla correspondiente debajo del campo ubicacion el sistema generara automaticamente un enlace unico para cada cita 4\ configura la duracion y opciones de reserva ajusta los parametros de cada cita true 220,220,221 unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type configuracion recomendada para consultas duracion 30 minutos tiempo de preaviso 8 24 horas tiempo libre previo 10 15 minutos dias de disponibilidad 14 30 dias turnos por pagina 6 8 5\ elige el minuto de inicio selecciona en que minuto de cada hora pueden iniciar las citas true 330,331 unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type recomendacion usa "asignacion optima" para maximizar la cantidad de citas disponibles 6\ configura los horarios disponibles esta es la seccion mas importante debes agregar al menos un horario para poder guardar la agenda haz clic en + horario y completa true 330,331 unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type ejemplo horario de oficina con pausa para almuerzo true 165,165,165,166 unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type nota si tienes varios profesionales atendiendo simultaneamente, aumenta "lugares por turno" segun la cantidad de profesionales disponibles 7\ configura la zona horaria ajusta estos dos campos true 330,331 unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type cuando activar la deteccion automatica atiendes clientes internacionales ofreces servicios remotos o por videollamada cuando desactivarla solo atiendes clientes locales la ubicacion fisica es importante 8\ agrega recordatorios (opcional pero recomendado) haz clic en + recordatorio para configurar notificaciones automaticas true 330,331 unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type configuracion recomendada true 165,165,165,166 unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type importante el sistema permite un maximo de 3 recordatorios por agenda requisito para whatsapp debes tener plantillas aprobadas por meta que contengan las variables {{name}} , {{event}} , {{when}} y {{where}} puedes crearlas en configuracion > canales > whatsapp 9\ bloquea dias feriados (opcional) haz clic en + fecha para agregar dias donde no se podran reservar citas selecciona la fecha en el calendario que aparece repite para cada dia que necesites bloquear casos de uso feriados nacionales vacaciones del personal dias de capacitacion o mantenimiento nota cada dia debe agregarse individualmente para bloquear un periodo, agrega cada fecha del rango 10\ configura la api externa (avanzado, opcional) si necesitas integrar con un sistema de turnos externo, activa mostrar disponibilidad por api apareceran dos campos adicionales true 330,331 unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type formato de solicitud que recibira tu api { "access token" "token de seguridad", "calendar id" "150", "filter" "0", "preferredlocal" "2024 08 02t00 00 00+00 00", "locale" "es", "time zone" " 3" } formato de respuesta esperado { "slots" \[ { "text" "lunes 01/08 10 00", "isolocal" "2024 08 01t10 00 00 03 00", "iso" "2024 08 01t13 00 00 000z" } ], "showbeforebutton" false, "showafterbutton" true } recomendacion configura tambien los horarios manuales como respaldo en caso de que tu api no responda 11\ guarda la agenda haz clic en el boton grabar en la esquina inferior derecha el sistema validara que tengas al menos un horario configurado si falta, veras el mensaje "se requiere al menos una fecha de reserva" una vez guardada, seras redirigido a la lista de agendas vincular la agenda con un chatbot para que los clientes puedan reservar citas automaticamente ve a chatbots en el menu lateral edita el chatbot que deseas configurar agrega un nodo de tipo "agenda" o "calendario" selecciona la agenda que acabas de crear guarda los cambios en el chatbot tip puedes tener multiples agendas vinculadas a diferentes flujos del chatbot (por ejemplo, una para consultas y otra para servicios) casos de uso configurados consultorio medico true 330,331 unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type salon de belleza (3 profesionales) true 330,331 unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type asesoria legal online true 330,331 unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type problemas comunes true 330,331 unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type unhandled content type preguntas frecuentes puedo tener multiples agendas? si, puedes crear tantas agendas como tu plan permita es comun tener agendas separadas por servicio, profesional o ubicacion los clientes pueden cancelar citas? si, pueden responder al recordatorio de whatsapp con palabras como "cancelar" o "no" que pasa si dos clientes reservan al mismo tiempo? el sistema evita reservas duplicadas solo permite la cantidad configurada en "lugares por turno" puedo modificar una cita despues de creada? si, desde la conversacion del cliente sin embargo, las modificaciones manuales no actualizan los recordatorios automaticamente el calendario respeta horarios de verano? el sistema usa el offset configurado si tu region cambia de horario, debes ajustar manualmente el huso horario