CRM

asistecrm el crm que vive donde trabaja tu equipo tiempo de lectura 20 minutos | nivel principiante | audiencia nuevos usuarios, equipos de ventas, administradores no es otro sistema que integrar no es otra pestaña que abrir no es otra base de datos que sincronizar es el crm que ya conoce a tus clientes porque nació dentro de tu plataforma de atención resumen ejecutivo asistecrm es el módulo de gestión de relaciones con clientes integrado nativamente en asisteclick a diferencia de los crms tradicionales que requieren integraciones complejas, asistecrm comparte la misma base de datos que tu sistema de atención, eliminando duplicados, sincronizaciones y pérdida de contexto módulos principales módulo función acceso en menú contactos personas con timeline unificado de conversaciones menú lateral > contactos empresas organizaciones con contactos asociados y métricas menú lateral > empresas oportunidades pipeline visual de ventas con tablero kanban menú lateral > oportunidades tareas seguimientos vinculados a contactos, empresas y deals menú lateral > tareas la pregunta que deberías hacerte antes de hablar de funcionalidades, pipelines o métricas, hay una pregunta fundamental que toda empresa debería hacerse ¿por qué seguimos tratando la atención al cliente y las ventas como si fueran mundos separados? piénsalo un momento el mismo cliente que hoy te escribe por whatsapp preguntando por un producto, mañana puede llamar a soporte con una duda, y la próxima semana estar listo para comprar es la misma persona la misma relación la misma conversación que evoluciona y sin embargo, la mayoría de las empresas gestionan esta relación con al menos tres sistemas diferentes uno para atención, otro para ventas y otro para soporte cada uno con su propia base de datos cada uno con su propia versión de quién es ese cliente el resultado es predecible información fragmentada, oportunidades perdidas y equipos que trabajan a ciegas asistecrm existe porque creemos que hay una forma mejor el estado actual de los crms una historia de fracasos no es un secreto que la industria del crm tiene un problema serio y no es un problema técnico las cifras que la industria prefiere no mencionar según múltiples estudios de las principales firmas de análisis del mundo, entre el 47% y el 63% de las implementaciones de crm fallan en alcanzar sus objetivos ( https //johnnygrow\ com/crm/the crm failure rate is 55 percent/ ) estamos hablando de casi dos de cada tres proyectos que no entregan el valor prometido pero lo más revelador no es el porcentaje de fracaso es la razón detrás de él cuando los investigadores analizan por qué fallan estos proyectos, descubren algo sorprendente el 38% de los fracasos se debe a baja adopción por parte de los usuarios no es que el software no funcione es que la gente no lo usa combinado con una gestión del cambio inadecuada (22%) y problemas de calidad de datos (18%), los problemas relacionados con personas y procesos representan más del 75% de los fracasos de crm los problemas técnicos con el software en sí representan menos del 10% en otras palabras el crm más sofisticado del mundo es inútil si tu equipo no lo adopta el problema de los silos de datos la encuesta de tendencias en gestión de datos 2024 de dataversity encontró que el 68% de las organizaciones citan los silos de datos como su principal preocupación — una cifra que aumentó 7% respecto al año anterior ( https //www cbh com/insights/articles/the cost of data silos why crm erp integration matters/ ) el informe de benchmark de conectividad 2024 de salesforce lo confirma desde otro ángulo el 80% de los líderes de ti reportan que los silos de datos están obstaculizando sus esfuerzos de transformación digital ( https //www cbh com/insights/articles/the cost of data silos why crm erp integration matters/ ) y aquí está la paradoja las empresas siguen comprando más software para resolver el problema que el software creó compran un crm para ventas, luego un sistema de tickets para soporte, después una herramienta de mensajería para whatsapp, y finalmente integradores para conectar todo el resultado más complejidad, más puntos de falla y más datos duplicados el costo oculto de los datos duplicados si los silos de datos son el síntoma visible, los datos duplicados son la enfermedad silenciosa que drena recursos sin que nadie lo note la escala del problema un análisis de más de 12 mil millones de registros de salesforce realizado por plauti en 2021 reveló una estadística alarmante más del 45% de todos los nuevos registros ingresados en crms son duplicados ( https //www plauti com/blog/2021 average rate duplicates crm ) leíste bien casi la mitad de los datos que entran a tu crm ya existen en algún otro lugar del sistema pero el problema no termina ahí los datos no son estáticos las personas cambian de trabajo, de número de teléfono y de email marketing sherpa reporta que los datos de contacto b2b decaen a un ritmo del 2 1% mensual , lo que se traduce en aproximadamente un 22 5% anual ( https //www plauti com/blog/hidden costs poor data quality crm fixes ) un estudio que analizó 1,000 tarjetas de presentación encontró que un asombroso 70 8% tenía uno o más cambios en solo 12 meses el impacto financiero real estos no son problemas abstractos; tienen un costo medible en dinero real según estimaciones de gartner, los datos sucios cuestan a las empresas un promedio de $15 millones de dólares anuales ( https //pipeline zoominfo com/operations/poor data quality impact ) ibm estima que las empresas estadounidenses pierden aproximadamente $3 1 billones (con b) cada año debido a la mala calidad de datos a nivel más granular, la mala calidad de datos cuesta a las empresas entre el 15% y el 25% de sus ingresos totales anuales en una encuesta, el 44% de los encuestados estimó que su empresa pierde más del 10% de sus ingresos anuales debido a datos de mala calidad en su crm y hay un costo en productividad que rara vez se mide el 50% del tiempo de los trabajadores se gasta en encontrar, corregir y confirmar datos inexactos ( https //www validity com/blog/poor data quality is sabotaging businesses in 2022/ ) para los analistas de datos, esta cifra sube al 60% eso es la mitad del día laboral dedicado no a crear valor, sino a limpiar el desorden que sistemas desconectados crearon el impacto en la retención de clientes los datos de mala calidad no solo cuestan dinero directamente también cuestan clientes las investigaciones muestran que el 75% de las empresas pierden clientes debido a alcance inefectivo causado por mala calidad de datos ( https //www validity com/blog/poor data quality is sabotaging businesses in 2022/ ) según un estudio de gartner, molestar a los clientes con los mismos materiales múltiples veces (un efecto directo de los datos duplicados) resulta en una reducción del 25% en las ganancias potenciales de ingresos cada email duplicado, cada llamada redundante y cada mensaje que llega al cliente equivocado erosiona la confianza que tanto costó construir el tiempo que tus vendedores no están vendiendo si los datos duplicados son una hemorragia silenciosa, el tiempo perdido de los vendedores es una crisis a plena luz del día que todos ven, pero pocos abordan la realidad del día a día de un vendedor el informe del estado de las ventas 2023 de salesforce reveló una estadística que debería preocupar a cualquier líder comercial los representantes de ventas pasan solo el 28% de su semana realmente vendiendo ( https //www salesforce com/news/stories/sales research 2023/ ) piénsalo de una semana laboral de 40 horas, menos de 12 están dedicadas a la actividad que genera ingresos ¿dónde va el resto? según el mismo informe, el 70% del tiempo se va en tareas que no son ventas administración de datos, búsqueda de información, ingreso manual de datos, navegación entre sistemas y reuniones internas ( https //www simplus com/70 of a sales reps time isnt spent selling heres how to change that/ ) y esta cifra prácticamente no ha cambiado desde el informe de 2022, cuando los representantes pasaban el 72% de su tiempo en tareas que no eran venta los representantes de ventas internas pasan solo el 33% de su tiempo vendiendo activamente el resto se consume en tareas administrativas y, notablemente, los vendedores pueden pasar hasta el 40% de su tiempo buscando a quién llamar ( https //www abstraktmg com/how much time do sales reps spend selling/ ) cuarenta por ciento del tiempo buscando información en sistemas que se supone deberían hacer exactamente lo contrario el costo de oportunidad cuando forrester encuestó a líderes de ventas, el 42% dijo estar "muy seguro" de que sus representantes no eran completamente productivos el 74% de los encuestados en otro estudio estuvo de acuerdo en que gran parte de su tiempo en el trabajo se gasta en actividades que no contribuyen a vender el representante de ventas promedio pasa casi la mitad de su jornada laboral (41%) en actividades que no generan ingresos y aquí está el costo de oportunidad que nadie calcula si pudieras liberar aunque sea 2 horas por día de trabajo no productivo, ¿cuántas más conversaciones podrían tener tus vendedores? ¿cuántos más deals podrían cerrar? las empresas gastan fortunas en capacitación de ventas, en herramientas de productividad y en consultores de optimización y sin embargo, ignoran el elefante en la habitación sus vendedores pasan la mayor parte del día navegando entre sistemas en lugar de hablar con clientes \## una filosofía diferente el crm que no es "otro sistema" asistecrm nace de una premisa radicalmente diferente a la de los crms tradicionales no es un sistema que se integra con tu plataforma de atención es parte de tu plataforma de atención no hay integración porque no hay nada que integrar los datos no se sincronizan porque nunca estuvieron separados esta diferencia arquitectónica tiene consecuencias profundas en cómo funciona todo \### la arquitectura de la integración nativa en un crm tradicional, cuando un cliente te escribe por whatsapp, sucede esto 1\ el mensaje llega a tu sistema de atención 2\ tu sistema de atención lo guarda en su base de datos 3\ un conector (si lo tienes configurado) detecta el mensaje 4\ el conector extrae los datos relevantes 5\ el conector los envía al crm 6\ el crm los guarda en su propia base de datos 7\ si hay conflictos (datos que ya existen), el sistema intenta resolverlos 8\ a veces lo logra a veces crea duplicados a veces falla silenciosamente hay al menos siete puntos donde algo puede salir mal y esto sucede con cada mensaje, de cada cliente, por cada canal miles de veces al día en asistecrm, cuando un cliente te escribe por whatsapp, sucede esto 1\ el mensaje llega 2\ el contacto se actualiza automáticamente 3\ listo no hay pasos intermedios porque no hay sistemas intermedios la misma base de datos que guarda el mensaje es la que guarda el contacto la misma pantalla que muestra la conversación muestra el perfil del cliente \### qué significa esto en la práctica cuando un agente de atención abre una conversación con un cliente, al costado de la pantalla ve \ el perfil completo del cliente \ todas las conversaciones anteriores, de cualquier canal \ los deals abiertos asociados a ese cliente \ las tareas pendientes relacionadas \ el score de engagement \ la empresa a la que pertenece \ las notas que dejaron otros agentes no tiene que abrir otra pestaña no tiene que buscar en otro sistema no tiene que preguntarse si los datos están actualizados todo está ahí, en tiempo real, porque todo vive en el mismo lugar y cuando el vendedor quiere dar seguimiento a una cotización que envió por whatsapp hace tres días, no tiene que recordar dónde quedó la conversación abre el deal, ve el historial completo, y continúa desde donde quedó módulo de contactos personas con historia, no fichas con datos acceso menú lateral > contactos el módulo de contactos de asistecrm representa una forma fundamentalmente diferente de pensar sobre la gestión de contactos en un crm tradicional, un contacto es una ficha nombre, email, teléfono, tal vez una empresa y un cargo es información estática que alguien tiene que actualizar manualmente cada vez que algo cambia en asistecrm, un contacto es una persona con historia una historia que se escribe automáticamente con cada interacción el timeline unificado la memoria completa de la relación cuando abres un contacto en asistecrm, lo primero que ves es su timeline no es un timeline de "actividades registradas" esos logs que nadie tiene tiempo de completar es el historial real y automático de todas las conversaciones que esa persona tuvo con tu empresa el whatsapp de hace tres meses donde preguntó por precios el email de hace seis meses donde tuvo un problema técnico el chat del sitio web de la semana pasada donde pidió una demo el telegram de ayer donde confirmó una reunión cada mensaje está ahí, con fecha, hora, canal, y el agente que lo atendió y no solo eso puedes hacer clic en cualquier conversación para abrirla completa y ver todo el contexto esto resuelve un problema que cualquier persona que haya trabajado en ventas o atención conoce el cliente que dice "como les comenté la vez pasada " y tú no tienes idea de qué les comentó, ni cuándo, ni a quién con el timeline unificado, ese contexto siempre está disponible no importa si el cliente habló con maría hace un año y hoy está hablando con juan juan tiene acceso a toda la historia score de engagement predicción, no solo registro el score de engagement es un número del 0 al 100 que se calcula automáticamente para cada contacto pero no es solo un número vanidoso es una herramienta de predicción el score sube cuando hay interacciones frecuentes, cuando el cliente responde rápido, cuando usa múltiples canales y baja cuando pasa tiempo sin contacto, cuando las conversaciones quedan sin respuesta del cliente, cuando la relación se enfría considerando que las investigaciones muestran que el 75% de las empresas pierden clientes debido a alcance inefectivo , tener visibilidad temprana de qué relaciones se están enfriando permite actuar proactivamente puedes filtrar tu base de contactos por nivel de engagement ¿quiénes son tus clientes más comprometidos? ¿cuáles están perdiendo interés? ¿a quién deberías contactar esta semana antes de que se vayan con la competencia? el score de engagement convierte datos que ya tienes en inteligencia accionable detección y fusión de duplicados el fin de la contaminación de datos cada vez que un nuevo contacto llega a asistecrm —ya sea por una conversación entrante, una importación, o creación manual— el sistema automáticamente busca si ya existe alguien con el mismo email o teléfono si encuentra una coincidencia potencial, no la ignora ni la sobrescribe automáticamente te muestra un preview de ambos registros para que decidas qué hacer la fusión es inteligente y no destructiva los historiales de conversación de ambos registros se combinan en un solo timeline los datos se complementan (si uno tenía el cargo y el otro la empresa, el registro final tiene ambos) las identidades de contacto (emails, teléfonos, redes sociales) se preservan todas nunca se pierde información en el proceso considerando que más del 45% de los nuevos registros en crms son duplicados, esta funcionalidad no es un nice to have es la diferencia entre una base de datos limpia y un desastre de datos que empeora cada día datos completos y estructurados cada contacto puede incluir información de identidad nombre completo (nombre, segundo nombre, apellido, apodo) emails primario y secundario teléfonos primario y secundario, con indicador de si el teléfono tiene whatsapp ids de redes sociales telegram, facebook, instagram, linkedin, teams información demográfica género, fecha de nacimiento idioma preferido, zona horaria país, estado/provincia, ciudad, dirección completa, código postal información profesional empresa (vinculada al módulo de empresas) cargo, departamento, industria métricas calculadas score de engagement total de interacciones valor de vida del cliente deals ganados, perdidos, activos preferencias de privacidad no llamar, no enviar email cumplimiento con regulaciones de privacidad campos personalizados extensibles según las necesidades específicas de tu negocio guía práctica trabajando con contactos la interfaz de contactos al hacer clic en contactos en el menú lateral, verás un layout de dos columnas izquierda lista de contactos con buscador y filtros derecha panel de detalle del contacto seleccionado buscar y filtrar contactos búsqueda rápida escribe en el campo de búsqueda (parte superior de la lista) el sistema busca por nombre, email, teléfono y empresa los resultados se actualizan mientras escribes filtros avanzados haz clic en el icono de filtro junto al buscador puedes filtrar por empresa asociada score de engagement (alto, medio, bajo) canal de origen (whatsapp, email, web, etc ) fecha de creación tags asignados panel de detalle del contacto al seleccionar un contacto, el panel derecho muestra 4 pestañas pestaña contenido datos información del contacto nombre, emails, teléfonos, empresa, cargo, ubicación timeline historial de todas las conversaciones ordenadas cronológicamente interacciones métricas de engagement, canales usados, frecuencia de contacto notas notas internas del equipo sobre este contacto crear un contacto manualmente haz clic en el botón + nuevo contacto (esquina superior derecha) completa los campos obligatorios nombre al menos un medio de contacto (email o teléfono) opcionalmente agrega empresa (selecciona una existente o crea nueva) cargo, departamento dirección y ubicación tags para segmentación haz clic en guardar tip la mayoría de contactos se crean automáticamente cuando llegan conversaciones solo crea manualmente cuando necesites agregar contactos sin conversación previa editar información del contacto selecciona el contacto en la lista en el panel de detalle, haz clic en el botón editar (ícono de lápiz) modifica los campos necesarios haz clic en guardar cambios ver el timeline de conversaciones selecciona el contacto haz clic en la pestaña timeline verás todas las conversaciones ordenadas por fecha (más reciente primero) cada entrada muestra canal (ícono de whatsapp, email, etc ) fecha y hora agente que atendió preview del contenido haz clic en cualquier conversación para abrirla completa fusionar contactos duplicados cuando el sistema detecta un posible duplicado aparece un banner amarillo en el perfil del contacto haz clic en ver posibles duplicados el sistema muestra una comparación lado a lado contacto actual posible duplicado revisa la información de ambos haz clic en fusionar para combinarlos selecciona qué datos conservar cuando hay conflictos resultado de la fusión los timelines se combinan cronológicamente todos los canales de contacto se preservan los deals y tareas se reasignan al registro unificado no se pierde información acciones rápidas desde el contacto en el panel de detalle, la barra de acciones permite acción descripción nueva conversación inicia chat por el canal preferido del contacto crear oportunidad crea un deal vinculado a este contacto crear tarea crea una tarea de seguimiento archivar mueve el contacto a archivados (no lo elimina) módulo de empresas gestión de cuentas con visión completa acceso menú lateral > empresas el módulo de empresas permite gestionar la relación comercial a nivel organización, no solo a nivel individuo esto es particularmente importante en contextos b2b donde múltiples personas de la misma empresa interactúan con tu equipo el vendedor habla con el gerente de compras, el soporte atiende al usuario final y el account manager se reúne con el director todos son puntos de contacto de la misma cuenta contactos asociados quién es quién en cada cuenta cada empresa muestra una vista consolidada de todos los contactos que pertenecen a ella de un vistazo puedes ver cuántas personas de esa empresa están en tu base de datos quiénes son y qué rol tienen con cuáles has interactuado recientemente cuáles tienen deals abiertos esto resuelve el problema clásico de las cuentas sin memoria institucional cuando juan deja la empresa y llega maría, toda la información sobre esa cuenta sigue disponible el historial de la relación no se va con una persona métricas de salud de cuenta para cuentas activas, asistecrm calcula y permite registrar métricas de salud health score indicador general de la salud de la relación churn risk score probabilidad de pérdida del cliente expansion potential score oportunidad de crecimiento en la cuenta adoption score qué tan bien está usando el cliente tu producto/servicio nps score net promoter score con fecha del último survey estas métricas permiten segmentar tu cartera de clientes y priorizar acciones ¿qué cuentas están en riesgo? ¿cuáles tienen potencial de expansión? ¿dónde deberías enfocar los esfuerzos de customer success? datos comerciales y de contrato para gestión de renewals y forecasting, cada empresa puede incluir fechas de inicio y fin de contrato valor del contrato mrr (monthly recurring revenue) y arr (annual recurring revenue) fecha de renovación tipo de suscripción términos de pago moneda de facturación toda esta información centralizada elimina la necesidad de consultar hojas de cálculo, sistemas de facturación, o la memoria de algún account manager para saber cuándo vence un contrato importante segmentación y clasificación para análisis y reportes, las empresas pueden clasificarse por industria tamaño país tier de cuenta (estratégica, enterprise, smb, etc ) segmento de cliente mercado vertical icp fit score (qué tan bien encaja con tu cliente ideal) esta segmentación permite análisis como ¿qué industria tiene el mejor retention? ¿qué tamaño de empresa tiene el ciclo de venta más corto? ¿qué mercado vertical tiene el mayor potencial de expansión? guía práctica trabajando con empresas la interfaz de empresas al hacer clic en empresas en el menú lateral, verás el mismo layout de dos columnas izquierda lista de empresas con buscador y filtros derecha panel de detalle de la empresa seleccionada buscar y filtrar empresas búsqueda rápida escribe en el campo de búsqueda (nombre de empresa o dominio) los resultados se filtran en tiempo real filtros disponibles industria tamaño de empresa país/región tier de cuenta health score (alto, medio, bajo) fecha de creación panel de detalle de la empresa al seleccionar una empresa, el panel derecho muestra 5 pestañas pestaña contenido datos información de la empresa nombre, dominio, industria, tamaño, ubicación contactos todas las personas asociadas a esta empresa oportunidades deals activos y cerrados con esta empresa tareas pendientes relacionados con la cuenta notas notas internas sobre esta empresa crear una empresa haz clic en + nueva empresa (esquina superior derecha) completa los campos principales nombre de la empresa (obligatorio) dominio web (opcional, pero útil para vincular contactos automáticamente) industria tamaño país opcionalmente agrega información comercial tier de cuenta account manager asignado información de contrato haz clic en guardar tip si agregas el dominio (ej "empresa com"), los contactos con emails de ese dominio se vinculan automáticamente asociar contactos a una empresa opción 1 desde el contacto abre el perfil del contacto en el campo "empresa", busca y selecciona la empresa guarda los cambios opción 2 vinculación automática por dominio en la empresa, asegúrate de tener configurado el dominio cuando se cree un contacto con email @dominio com, se vincula automáticamente opción 3 desde la empresa abre la empresa ve a la pestaña contactos haz clic en vincular contacto existente o crear nuevo contacto ver métricas de la cuenta en la pestaña datos de la empresa, la sección de métricas muestra métrica descripción health score salud general de la relación (0 100) churn risk probabilidad de pérdida expansion potential oportunidad de crecimiento total deals value valor total de oportunidades cerradas open deals cantidad de oportunidades activas gestionar información de contrato para cuentas con contrato activo abre la empresa en la pestaña datos , busca la sección "información de contrato" completa fecha de inicio y fin del contrato valor del contrato mrr/arr fecha de renovación tipo de suscripción guarda los cambios esta información permite alertas de renovación próxima reportes de revenue por cuenta análisis de churn y retention módulo de oportunidades pipeline visual para gestión comercial el módulo de oportunidades (llamado "deals" internamente) proporciona visibilidad completa sobre las oportunidades comerciales con un enfoque visual e intuitivo acceso menú lateral > oportunidades el tablero kanban ver todo de un vistazo el corazón del módulo de oportunidades es el tablero kanban cada deal es una tarjeta que puedes arrastrar entre columnas las columnas representan los stages de tu proceso de ventas este enfoque visual tiene beneficios comprobados las empresas que usan crm ven un 29% de aumento en ventas y una mejora del 34% en productividad de ventas ( https //crm org/crmland/crm statistics ) la visualización del pipeline hace tangible el progreso y facilita identificar cuellos de botella pero lo que hace diferente al pipeline de asistecrm es su integración con el resto de la plataforma cuando un vendedor arrastra un deal al siguiente stage, no está trabajando en un sistema aislado está trabajando en el mismo lugar donde ve las conversaciones con ese cliente, donde puede enviarle un mensaje y donde puede ver todo el contexto de la relación múltiples pipelines para múltiples procesos no todos los procesos de venta son iguales un pipeline para ventas nuevas tiene stages diferentes que uno para upsells un proceso para un producto tiene etapas distintas que para otro asistecrm permite crear pipelines separados, cada uno con sus propios stages personalizados esto mantiene la claridad cada pipeline muestra exactamente las oportunidades que pertenecen a ese proceso stages con tipos y colores los stages no son solo nombres cada uno tiene un tipo que determina su comportamiento prospect (cyan) oportunidades en etapa inicial, aún explorando active (azul) deals en proceso activo, con interacción regular won (verde) deals ganados, cerrados exitosamente lost (rojo) deals perdidos, no se concretaron los colores proporcionan reconocimiento visual instantáneo de un vistazo sabes dónde está cada oportunidad sin leer detalles automatización de estados cuando arrastras un deal a un stage de tipo "won", el sistema automáticamente marca el deal como ganado registra la fecha de cierre actualiza las métricas del contacto asociado cuando arrastras a un stage de tipo "lost", el sistema solicita el motivo de pérdida (campo obligatorio) marca el deal como perdido registra la fecha de pérdida esta automatización asegura que los datos estén siempre completos y consistentes, sin depender de que alguien recuerde actualizar campos manualmente datos del deal cada deal puede incluir información básica nombre, tipo, estado información financiera valor, moneda, probabilidad de cierre relaciones contacto asociado, empresa, propietario del deal fechas fecha esperada de cierre, fecha real de cierre contexto notas, tags, campos personalizados para deals perdidos motivo de pérdida (obligatorio) para renovaciones link al deal original guía práctica trabajando con oportunidades la interfaz de oportunidades al hacer clic en oportunidades en el menú lateral, verás el tablero kanban columnas cada columna representa un stage de tu pipeline tarjetas cada tarjeta es una oportunidad (deal) barra superior selector de pipeline, filtros y métricas barra de métricas del pipeline en la parte superior del tablero, verás métricas en tiempo real métrica descripción total value suma del valor de todos los deals activos weighted forecast valor ponderado por probabilidad de cierre won this month valor de deals ganados en el mes actual deals count cantidad de oportunidades activas cambiar de pipeline si tienes múltiples pipelines configurados en la barra superior, haz clic en el selector de pipeline elige el pipeline que quieres ver el tablero se actualiza mostrando solo los deals de ese pipeline crear una nueva oportunidad desde el tablero haz clic en + nueva oportunidad (esquina superior derecha) completa los campos nombre del deal (obligatorio) pipeline (obligatorio) stage inicial contacto asociado empresa (opcional, se completa automáticamente si el contacto tiene empresa) valor esperado fecha esperada de cierre probabilidad de cierre haz clic en crear desde un contacto abre el perfil del contacto en las acciones rápidas, haz clic en crear oportunidad el contacto se vincula automáticamente mover un deal entre stages (drag & drop) haz clic y mantén presionada la tarjeta del deal arrastra a la columna del stage destino suelta para confirmar el movimiento comportamiento automático si mueves a un stage tipo won se marca como ganado y registra fecha de cierre si mueves a un stage tipo lost se solicita el motivo de pérdida (obligatorio) ver detalle de una oportunidad haz clic en la tarjeta del deal se abre el panel lateral con pestañas pestaña contenido datos información del deal valor, probabilidad, fechas, owner contacto perfil del contacto asociado empresa información de la empresa (si existe) tareas tareas vinculadas a este deal notas notas y comentarios internos editar una oportunidad abre el detalle del deal (clic en la tarjeta) haz clic en editar modifica los campos necesarios valor probabilidad fecha esperada de cierre stage owner (reasignar) haz clic en guardar filtrar oportunidades en la barra superior del tablero haz clic en el icono de filtro aplica filtros por owner (propietario del deal) fecha de creación fecha esperada de cierre valor (rango) probabilidad (rango) el tablero muestra solo los deals que coinciden tip los filtros se combinan puedes filtrar por "mis deals" + "valor > $10,000" + "cierre este mes" marcar un deal como ganado opción 1 drag & drop arrastra la tarjeta al stage de tipo "won" (verde) el sistema registra automáticamente la fecha de cierre opción 2 desde el detalle abre el deal haz clic en marcar como ganado confirma la acción marcar un deal como perdido opción 1 drag & drop arrastra la tarjeta al stage de tipo "lost" (rojo) completa el motivo de pérdida (obligatorio) confirma opción 2 desde el detalle abre el deal haz clic en marcar como perdido selecciona o escribe el motivo de pérdida confirma importante el motivo de pérdida es obligatorio para análisis de win/loss módulo de tareas organización del trabajo vinculado acceso menú lateral > tareas el módulo de tareas permite gestionar los pendientes y seguimientos relacionados con la actividad comercial y de atención vinculación a entidades contexto siempre disponible cada tarea puede estar vinculada a un contacto una empresa un deal un chat esta vinculación no es solo un campo de referencia; al abrir un contacto, se pueden visualizar sus tareas pendientes de igual manera, al abrir un deal, se pueden ver las tareas relacionadas el contexto siempre está disponible donde lo necesitas y viceversa desde una tarea, puedes acceder directamente a la entidad relacionada por ejemplo, si tienes una tarea de "enviar propuesta a juan", al hacer clic puedes ver inmediatamente el perfil de juan, su historial de conversaciones y sus deals abiertos subtareas y progreso automático las tareas complejas pueden desglosarse en subtareas el sistema calcula automáticamente el porcentaje de avance de la tarea principal basándose en cuántas subtareas están completadas esto permite gestionar proyectos o procesos de múltiples pasos sin perder visibilidad del progreso general por ejemplo, si tienes una tarea de "onboarding de cliente x" con 10 subtareas, podrás ver de un vistazo que estás al 60% de avance sin necesidad de contar manualmente fechas de vencimiento con indicadores visuales cada tarea puede tener una fecha de vencimiento, y el sistema presenta indicadores visuales claros tareas vencidas (resaltadas para acción urgente) tareas próximas a vencer (advertencia temprana) tareas con tiempo (sin urgencia) esto facilita la priorización del trabajo diario basándose en la urgencia real, no en suposiciones asignación y estados las tareas pueden asignarse a usuarios específicos o departamentos los estados son personalizables de acuerdo a tu flujo de trabajo guía práctica trabajando con tareas la interfaz de tareas al hacer clic en tareas en el menú lateral, verás dos modos de vista vista tabla lista de tareas con columnas ordenables vista kanban tarjetas organizadas por estado puedes cambiar entre vistas utilizando los íconos en la esquina superior derecha vista tabla la tabla presenta columna descripción título nombre de la tarea estado pendiente, en progreso, completada prioridad alta, media, baja asignado usuario responsable fecha límite fecha de vencimiento entidad contacto/empresa/deal vinculado ordenar haz clic en el encabezado de cualquier columna para ordenar filtrar haz clic en el icono de filtro filtra por estado, prioridad, asignado, fecha límite o entidad vinculada vista kanban las tareas se organizan en columnas por estado por hacer (gris) en progreso (azul) completada (verde) arrastra las tarjetas entre columnas para cambiar el estado crear una nueva tarea haz clic en + nueva tarea completa los campos título (obligatorio) descripción (opcional pero recomendado) prioridad alta, media, baja fecha límite asignar a usuario responsable vincular a entidad (opcional pero muy útil) contacto empresa oportunidad (deal) haz clic en crear desde otras entidades desde un contacto acciones rápidas > crear tarea desde una empresa pestaña tareas > nueva tarea desde un deal pestaña tareas > nueva tarea la vinculación se realiza automáticamente agregar subtareas para tareas complejas con múltiples pasos abre la tarea (clic en el título) en la sección subtareas , haz clic en + agregar subtarea escribe el título de la subtarea repite para cada paso marca cada subtarea como completada a medida que avances progreso automático el sistema calcula el porcentaje de avance basándose en las subtareas completadas ejemplo tarea "onboarding cliente x" con 5 subtareas 3 subtareas completadas = 60% de progreso mostrado marcar tarea como completada opción 1 acción rápida en la lista, haz clic en el checkbox a la izquierda del título la tarea se marcará como completada opción 2 desde el detalle abre la tarea haz clic en marcar como completada opción 3 arrastrar y soltar (vista kanban) arrastra la tarjeta a la columna "completada" reasignar una tarea abre la tarea en el campo asignado a , busca y selecciona el nuevo responsable guarda los cambios el nuevo asignado recibirá una notificación ver tareas por entidad para visualizar todas las tareas relacionadas con un contacto, empresa o deal abre la entidad (contacto, empresa o deal) ve a la pestaña tareas verás únicamente las tareas vinculadas a esa entidad puedes crear nuevas tareas directamente desde ahí, ya vinculadas automáticamente indicadores visuales de fecha límite las tareas muestran colores según su urgencia color significado rojo vencida (fecha límite pasada) naranja próxima a vencer (dentro de 2 días) sin color con tiempo suficiente esto permite priorizar visualmente sin necesidad de revisar fechas una por una filtrar mis tareas para ver únicamente tus tareas pendientes haz clic en el filtro en "asignado a", selecciona tu usuario en "estado", selecciona "pendiente" o "en progreso" consejo guarda este filtro como vista predeterminada para tu día a día el impacto esperado números reales de la industria no vamos a inventar métricas de casos de éxito ficticios en su lugar, veamos qué dicen los datos de la industria sobre el impacto de la adopción de crm productividad y ventas métrica impacto promedio fuente productividad de ventas +34% https //crm org/crmland/crm statistics incremento en ventas +29% https //crm org/crmland/crm statistics precisión de forecast +42% https //www nutshell com/blog/crm stats ahorro de tiempo el 43% de las empresas reporta que el software crm reduce la carga de trabajo de los empleados entre 5 y 10 horas por semana ( https //www demandsage com/crm statistics/ ) el 50% dice que este tiempo se ahorra automatizando tareas repetitivas en una semana de 40 horas, recuperar 5 10 horas es un incremento del 12 25% en tiempo disponible para actividades productivas el diferencial de asistecrm estos números son promedios de la industria para cualquier crm el diferencial de asistecrm es que, al estar integrado nativamente en la plataforma de atención elimina la barrera de adopción no hay "otro sistema" que aprender el crm aparece en la misma pantalla que el equipo ya usa todos los días elimina los problemas de sincronización no hay integraciones que fallen, no hay datos que se desincronicen, no hay duplicados por sistemas desconectados elimina el tiempo de búsqueda de información el contexto completo del cliente está en la misma pantalla donde ocurre la conversación considerando que el 38% de los fracasos de crm se deben a baja adopción, y que los vendedores pasan hasta 40% de su tiempo buscando información, estas diferencias arquitectónicas no son menores son la diferencia entre un crm que funciona y uno que se convierte en otro sistema abandonado requisitos técnicos para activar asistecrm requisito detalle addon crm debe estar habilitado en tu cuenta contacta a tu administrador de cuenta si no ves los módulos del crm configuración inicial se requiere configurar al menos un pipeline antes de crear oportunidades módulos configurables cada módulo del crm puede habilitarse o deshabilitarse individualmente desde la configuración los administradores pueden personalizar qué módulos están disponibles para su equipo módulo habilitado por defecto contactos sí empresas sí oportunidades sí tareas sí niveles de acceso nivel permisos usuario ver y editar contactos, empresas, oportunidades y tareas asignadas admin/super todo lo anterior + configuración de pipelines, catálogos, importación masiva y ajustes del crm acceso a configuración del crm para acceder a la configuración del crm haz clic en el engranaje de configuración (esquina superior derecha del dashboard) en el panel que se despliega, selecciona crm desde ahí podrás configurar pipelines, catálogos y módulos activos nota solo usuarios con nivel admin o super pueden acceder a esta configuración verificación de prerrequisitos antes de usar los módulos del crm, el sistema verifica que la configuración esté completa si hay configuración pendiente, te guiará para completarla cómo empezar paso 1 verifica el addon crm en el menú lateral de la plataforma, deberías ver las opciones contactos empresas oportunidades tareas si no las ves, contacta a tu administrador de cuenta para habilitar el addon crm paso 2 configura tu primer pipeline antes de crear oportunidades, necesitas al menos un pipeline configurado haz clic en el engranaje de configuración (esquina superior derecha) selecciona crm en el panel de configuraciones ve a la pestaña oportunidades en la sección de pipelines, crea un nuevo pipeline define los stages según tu proceso de ventas asigna un tipo a cada stage prospect (cyan) oportunidades en etapa inicial active (azul) deals en proceso activo won (verde) deals cerrados exitosamente lost (rojo) deals perdidos paso 3 los contactos se crean automáticamente no necesitas importar contactos manualmente para empezar cuando llegan conversaciones por cualquier canal (whatsapp, email, chat web, etc ), los contactos se crean o actualizan automáticamente si tienes una base de datos existente, puedes importarla desde contactos > importar pero no es requisito para comenzar a usar el sistema paso 4 crea tu primera oportunidad desde el perfil de un contacto o desde el módulo oportunidades, crea tu primera oportunidad asigna un nombre descriptivo selecciona el pipeline y stage inicial asocia el contacto correspondiente define el valor esperado a partir de ahí, el flujo es intuitivo arrastra la oportunidad entre stages a medida que avanza, agrega notas, crea tareas de seguimiento navegación rápida menú función contactos gestión de personas individuales, timeline de conversaciones, score de engagement empresas gestión de organizaciones, contactos asociados, métricas de cuenta oportunidades pipeline visual de oportunidades, drag & drop entre stages tareas pendientes y seguimientos, vinculación a entidades, subtareas configuración > crm pipelines, catálogos, módulos activos (solo admin/super) fuentes citadas en este documento todas las estadísticas mencionadas provienen de fuentes verificables https //crm org/crmland/crm statistics https //www demandsage com/crm statistics/ https //johnnygrow\ com/crm/the crm failure rate is 55 percent/ https //www cbh com/insights/articles/the cost of data silos why crm erp integration matters/ https //www plauti com/blog/2021 average rate duplicates crm https //www validity com/blog/poor data quality is sabotaging businesses in 2022/ https //www salesforce com/news/stories/sales research 2023/ https //www simplus com/70 of a sales reps time isnt spent selling heres how to change that/ https //www nutshell com/blog/crm stats https //www abstraktmg com/how much time do sales reps spend selling/ preguntas frecuentes no veo los módulos del crm en el menú lateral ¿qué hago? el addon crm debe estar habilitado en tu cuenta contacta a tu administrador de cuenta para activarlo si eres administrador, verifica en configuración > crm que los módulos estén habilitados ¿puedo usar asistecrm sin tener contactos previos? sí los contactos se crean automáticamente cuando llegan conversaciones por cualquier canal (whatsapp, chat web, email, etc ) no necesitas importar datos para empezar ¿qué diferencia hay entre "deals" y "oportunidades"? son lo mismo internamente el sistema usa "deals", pero en la interfaz en español aparece como "oportunidades" para mayor claridad ¿puedo personalizar los stages del pipeline? sí los administradores pueden crear pipelines personalizados con los stages que necesiten cada stage tiene un tipo (prospect, active, won, lost) que determina su comportamiento y color ¿los datos del crm se sincronizan con el sistema de atención? no hay sincronización porque no hay sistemas separados asistecrm usa la misma base de datos que el sistema de atención cuando un cliente te escribe, su contacto se actualiza en tiempo real ¿qué pasa si tengo duplicados en mis contactos? asistecrm detecta automáticamente potenciales duplicados cuando llegan nuevos contactos te muestra un preview de ambos registros y puedes fusionarlos sin perder información tutoriales relacionados para profundizar en cada módulo, consulta los siguientes tutoriales tutorial descripción gestión de contactos creación, edición, timeline y fusión de duplicados gestión de empresas cuentas b2b, contactos asociados y métricas de salud pipeline de oportunidades configuración de pipelines, stages y automatizaciones gestión de tareas creación, asignación y seguimiento de pendientes