Crear Reportes Personalizados

tiempo 15 30 minutos | requiere administrador o permiso "ver reportes de departamento" resumen rapido si ya conoces el proceso ir a reportes > reportes o dashboard clic en nuevo reporte y seleccionar fuente de datos (tickets, tags, training) arrastrar campos a filas, columnas y valores seleccionar tipo de visualizacion y guardar primera vez? sigue leyendo antes de empezar asegurate de tener acceso de administrador ( super ) o permiso "ver reportes de departamento" activado datos historicos en el sistema (al menos algunos tickets o conversaciones) plan business o superior para exportar a csv acceso al modulo de reportes ubicacion en el menu lateral, busca la seccion reportes haz clic en reportes para ver la lista de reportes guardados o haz clic en dashboard para ver multiples reportes simultaneamente vista inicial al entrar veras una de estas vistas vista cuando aparece dashboard si tienes reportes agregados al dashboard lista de reportes si tienes reportes guardados pero ninguno en dashboard sin reportes si aun no has creado ningun reporte fuentes de datos disponibles asisteclick ofrece tres fuentes de datos para reportes tickets analiza todas las conversaciones de soporte manejadas por tu equipo campos base disponibles agent (agente asignado) status (estado del ticket) department (departamento) source (canal whatsapp, web, email, facebook) chatbot (bot que inicio la conversacion) customer phone, customer email, customer name resolution minutes (tiempo de resolucion en minutos) priority timestamp campos derivados (calculados automaticamente) date, hour, day number, day of week, week number, month, year phone captured (yes/no) email captured (yes/no) lead contact info (phone and email / email / phone / none) first taken by (agent / chatbot) resolved by (agent / chatbot) resolution bin (rangos < 5m, < 30m, < 1h, < 6h, < 12h, < 1d, < 3d, > 3d) tags analiza el uso de etiquetas en conversaciones campos base disponibles tag name (nombre de la etiqueta) tag category (categoria) agent (quien aplico la etiqueta) source (ticket, chat, email) timestamp campos derivados date, hour, day number, day of week, week number, month, year training analiza el rendimiento de la ia en chatbots campos base disponibles message (mensaje del usuario) detected intent (intencion detectada) confidence (nivel de confianza 0 100%) correct intent (intencion corregida si fue reentrenado) bot name, bot version language timestamp campos derivados confidence bin (rangos undetected, 0 10%, 10 20%, , 90 100%) training status (reinforced, retrained, non trained) date, hour, day number, day of week, week number, month, year crear tu primer reporte 1\ seleccionar rango de fechas en la esquina superior derecha, haz clic en el selector de fechas opciones predefinidas hoy ayer ultimos 7 dias ultimos 30 dias este mes mes pasado personalizado (selecciona fechas especificas) tambien puedes filtrar por fecha de creacion cuando se creo el ticket ultima actualizacion cuando se modifico por ultima vez 2\ crear nuevo reporte haz clic en nuevo reporte selecciona la fuente de datos tickets, tags o training se creara un reporte vacio listo para configurar 3\ configurar filas las filas agrupan los datos verticalmente cada valor unico del campo crea una fila nueva del panel izquierdo de campos disponibles, busca el campo deseado (ej "agent") arrastralo hacia la zona marcada como filas ejemplo con una fila filas agent resultado \| agent | \| | \| juan | \| maria | \| carlos | ejemplo con dos filas (agrupacion anidada) filas agent, status resultado \| agent | status | \| | | \| juan | open | \| juan | closed | \| maria | open | \| maria | closed | 4\ configurar columnas las columnas agrupan los datos horizontalmente arrastra un campo (ej "day of week") hacia la zona de columnas ejemplo filas agent columnas day of week resultado \| agent | mon | tue | wed | thu | fri | sat | sun | \| | | | | | | | | \| juan | 25 | 30 | 28 | 32 | 30 | 15 | 10 | \| maria | 22 | 28 | 25 | 30 | 27 | 12 | 8 | 5\ configurar valores (agregadores) los valores determinan que se calcula para cada celda agregadores disponibles agregador descripcion ejemplo de uso count cuenta registros "cuantos tickets?" count unique values cuenta valores unicos "cuantos clientes diferentes?" sum suma valores numericos "total de minutos de resolucion" average promedio "promedio de minutos por ticket" median mediana "mediana de tiempo de resolucion" minimum valor minimo "ticket mas rapido" maximum valor maximo "ticket mas lento" list unique values lista valores unicos "listar todos los agentes" por defecto viene configurado count 6\ guardar el reporte haz clic en el boton grabar se guardara con el nombre y descripcion actuales para editar nombre/descripcion, haz clic en el boton de edicion (icono de fuente) tipos de visualizacion visualizaciones de tabla tipo descripcion cuando usar table tabla basica con numeros ver datos exactos table barchart tabla con barras visuales comparar valores facilmente heatmap colores por intensidad identificar patrones row heatmap colores por fila comparar dentro de cada fila col heatmap colores por columna comparar dentro de cada columna visualizaciones de grafico tipo descripcion cuando usar horizontal bar chart barras horizontales rankings, nombres largos vertical bar chart barras verticales series temporales line chart lineas tendencias en el tiempo area chart areas rellenas enfatizar volumen total pie chart torta proporciones (max 5 6 categorias) scatter chart dispersion correlaciones entre 2 variables treemap rectangulos anidados jerarquias y proporciones usar el dashboard el dashboard muestra multiples reportes en una sola pantalla agregar reporte al dashboard abre el reporte que deseas agregar haz clic en agregar a mi dashboard selecciona el ancho del widget (1, 2, 3 o 4 columnas) el reporte aparecera en tu dashboard quitar reporte del dashboard abre el reporte haz clic en quitar del dashboard nota quitar del dashboard no elimina el reporte, solo lo remueve de la vista de dashboard organizacion automatica los widgets se organizan automaticamente usando "masonry layout" se apilan sin dejar espacios vacios se adaptan al ancho de pantalla responsive para movil/tablet/desktop gestionar reportes clonar un reporte abre el reporte haz clic en clonar confirma la accion se creara una copia que puedes modificar editar nombre y descripcion con el reporte abierto, haz clic en el boton de edicion (icono de fuente) ingresa el nuevo titulo y descripcion completa el asistente eliminar un reporte abre el reporte haz clic en borrar confirma la eliminacion advertencia esta accion es permanente y no se puede deshacer exportar datos exportar a csv con el reporte abierto, haz clic en el icono de descarga se descargara un archivo csv con el nombre del reporte nombre del archivo nombre del reporte csv requisito plan business o superior en plan free, se redirige a la pagina de upgrade contenido del csv todos los datos visibles en la tabla actual con los filtros aplicados solo datos tabulares (sin graficos) compatible con excel, google sheets, libreoffice calc ejemplos practicos ejemplo 1 tickets por agente y dia de la semana configuracion fuente tickets fechas ultimos 30 dias filas agent columnas day of week valores count visualizacion table que muestra cantidad de tickets atendidos por cada agente, distribuidos por dia de la semana ejemplo 2 tiempo promedio de resolucion configuracion fuente tickets fechas ultimos 30 dias filas agent columnas (vacio) valores average de resolution minutes visualizacion table barchart que muestra tiempo promedio que tarda cada agente en resolver tickets ejemplo 3 distribucion horaria de demanda configuracion fuente tickets fechas ultimos 7 dias filas hour columnas (vacio) valores count visualizacion horizontal bar chart que muestra cuantos tickets se reciben por hora del dia, para identificar horas pico ejemplo 4 tickets por canal configuracion fuente tickets fechas este mes filas source columnas (vacio) valores count visualizacion pie chart que muestra proporcion de tickets por canal (whatsapp, web, email, facebook) ejemplo 5 tasa de captura de datos configuracion fuente tickets fechas ultimos 30 dias filas lead contact info columnas (vacio) valores count visualizacion table barchart que muestra cuantos tickets capturaron telefono, email, ambos o ninguno ejemplo 6 chatbot vs agente humano configuracion fuente tickets fechas este mes filas resolved by columnas status valores count visualizacion table que muestra comparacion de tickets resueltos por chatbot vs agentes humanos ejemplo 7 precision del chatbot configuracion fuente training fechas ultimos 30 dias filas confidence bin columnas (vacio) valores count visualizacion horizontal bar chart que muestra distribucion de detecciones por nivel de confianza de la ia problemas comunes problema solucion no aparecen datos en el reporte ampliar el rango de fechas o verificar que hay datos en ese periodo el reporte tarda mucho en cargar reducir el rango de fechas a maximo 3 meses la primera carga es mas lenta (cache de 15 minutos) no puedo exportar a csv la exportacion requiere plan business o superior los numeros no coinciden entre reportes verificar que ambos usen el mismo rango de fechas, filtros y fuente de datos los graficos no se ven desactivar bloqueador de anuncios o verificar que javascript este habilitado no veo la opcion reportes en el menu tu usuario necesita acceso de administrador o permiso "ver reportes de departamento" preguntas frecuentes cuanto tiempo se guardan los datos en cache? 15 minutos para forzar actualizacion, haz clic en el icono de sincronizacion puedo compartir un reporte con otro usuario? los reportes son por cuenta cualquier usuario con acceso a reportes vera los mismos reportes guardados cual es el limite de rango de fechas? no hay limite estricto, pero para mejor rendimiento se recomienda maximo 3 meses por consulta mejores practicas nombrar reportes descriptivamente mal bien "reporte 1" "tickets por agente semanal" "agentes" "tiempo de resolucion por agente" "datos" "distribucion horaria de demanda" revisar reportes regularmente diario (10 min) tickets pendientes, distribucion de carga semanal (30 min) tendencias, rendimiento de agentes, temas frecuentes mensual (1 2 horas) comparacion mes vs mes, planificacion de recursos organizar el dashboard agrupa reportes relacionados dashboard de operaciones volumen, pendientes, tiempos de respuesta dashboard de calidad tasa de resolucion, satisfaccion, escalamientos