Crear Reportes Personalizados
Tiempo: 15-30 minutos | Requiere: Administrador o permiso "Ver reportes de departamento"
Resumen rapido
Si ya conoces el proceso:
- Ir a Reportes > Reportes o Dashboard
- Clic en Nuevo reporte y seleccionar fuente de datos (TICKETS, TAGS, TRAINING)
- Arrastrar campos a Filas, Columnas y Valores
- Seleccionar tipo de visualizacion y guardar
Primera vez? Sigue leyendo.
Antes de empezar
Asegurate de tener:
- Acceso de administrador (super) O permiso "Ver reportes de departamento" activado
- Datos historicos en el sistema (al menos algunos tickets o conversaciones)
- Plan Business o superior para exportar a CSV
Acceso al modulo de reportes
Ubicacion
- En el menu lateral, busca la seccion Reportes
- Haz clic en Reportes para ver la lista de reportes guardados
- O haz clic en Dashboard para ver multiples reportes simultaneamente
Vista inicial
Al entrar veras una de estas vistas:
Vista | Cuando aparece |
|---|---|
Dashboard | Si tienes reportes agregados al dashboard |
Lista de Reportes | Si tienes reportes guardados pero ninguno en dashboard |
Sin reportes | Si aun no has creado ningun reporte |
Fuentes de datos disponibles
AsisteClick ofrece tres fuentes de datos para reportes:
TICKETS
Analiza todas las conversaciones de soporte manejadas por tu equipo.
Campos base disponibles:
- agent (agente asignado)
- status (estado del ticket)
- department (departamento)
- source (canal: WhatsApp, Web, Email, Facebook)
- chatbot (bot que inicio la conversacion)
- customer phone, customer email, customer name
- resolution.minutes (tiempo de resolucion en minutos)
- priority
- timestamp
Campos derivados (calculados automaticamente):
- date, hour, day number, day of week, week number, month, year
- phone captured (Yes/No)
- email captured (Yes/No)
- lead.contact_info (Phone and eMail / eMail / Phone / None)
- first taken by (Agent / Chatbot)
- resolved by (Agent / Chatbot)
- resolution.bin (rangos: < 5m, < 30m, < 1h, < 6h, < 12h, < 1d, < 3d, > 3d)
TAGS
Analiza el uso de etiquetas en conversaciones.
Campos base disponibles:
- tag_name (nombre de la etiqueta)
- tag_category (categoria)
- agent (quien aplico la etiqueta)
- source (ticket, chat, email)
- timestamp
Campos derivados:
- date, hour, day number, day of week, week number, month, year
TRAINING
Analiza el rendimiento de la IA en chatbots.
Campos base disponibles:
- message (mensaje del usuario)
- detected_intent (intencion detectada)
- confidence (nivel de confianza 0-100%)
- correct_intent (intencion corregida si fue reentrenado)
- bot_name, bot_version
- language
- timestamp
Campos derivados:
- confidence.bin (rangos: Undetected, 0-10%, 10-20%, ..., 90-100%)
- training status (Reinforced, Retrained, Non trained)
- date, hour, day number, day of week, week number, month, year
Crear tu primer reporte
1. Seleccionar rango de fechas
En la esquina superior derecha, haz clic en el selector de fechas.
Opciones predefinidas:
- Hoy
- Ayer
- Ultimos 7 dias
- Ultimos 30 dias
- Este mes
- Mes pasado
- Personalizado (selecciona fechas especificas)
Tambien puedes filtrar por:
- Fecha de creacion: cuando se creo el ticket
- Ultima actualizacion: cuando se modifico por ultima vez
2. Crear nuevo reporte
- Haz clic en Nuevo reporte
- Selecciona la fuente de datos: TICKETS, TAGS o TRAINING
- Se creara un reporte vacio listo para configurar
3. Configurar filas
Las filas agrupan los datos verticalmente. Cada valor unico del campo crea una fila nueva.
- Del panel izquierdo de campos disponibles, busca el campo deseado (ej: "agent")
- Arrastralo hacia la zona marcada como Filas
Ejemplo con una fila:
Filas: agent
Resultado:
| Agent |
|--------|
| Juan |
| Maria |
| Carlos |Ejemplo con dos filas (agrupacion anidada):
Filas: agent, status
Resultado:
| Agent | Status |
|--------|--------|
| Juan | Open |
| Juan | Closed |
| Maria | Open |
| Maria | Closed |4. Configurar columnas
Las columnas agrupan los datos horizontalmente.
- Arrastra un campo (ej: "day of week") hacia la zona de Columnas
Ejemplo:
Filas: agent
Columnas: day of week
Resultado:
| Agent | Mon | Tue | Wed | Thu | Fri | Sat | Sun |
|--------|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|
| Juan | 25 | 30 | 28 | 32 | 30 | 15 | 10 |
| Maria | 22 | 28 | 25 | 30 | 27 | 12 | 8 |5. Configurar valores (agregadores)
Los valores determinan que se calcula para cada celda.
Agregadores disponibles:
Agregador | Descripcion | Ejemplo de uso |
|---|---|---|
Count | Cuenta registros | "Cuantos tickets?" |
Count Unique Values | Cuenta valores unicos | "Cuantos clientes diferentes?" |
Sum | Suma valores numericos | "Total de minutos de resolucion" |
Average | Promedio | "Promedio de minutos por ticket" |
Median | Mediana | "Mediana de tiempo de resolucion" |
Minimum | Valor minimo | "Ticket mas rapido" |
Maximum | Valor maximo | "Ticket mas lento" |
List Unique Values | Lista valores unicos | "Listar todos los agentes" |
Por defecto viene configurado Count.
6. Guardar el reporte
- Haz clic en el boton Grabar
- Se guardara con el nombre y descripcion actuales
- Para editar nombre/descripcion, haz clic en el boton de edicion (icono de fuente)
Tipos de visualizacion
Visualizaciones de tabla
Tipo | Descripcion | Cuando usar |
|---|---|---|
Table | Tabla basica con numeros | Ver datos exactos |
Table Barchart | Tabla con barras visuales | Comparar valores facilmente |
Heatmap | Colores por intensidad | Identificar patrones |
Row Heatmap | Colores por fila | Comparar dentro de cada fila |
Col Heatmap | Colores por columna | Comparar dentro de cada columna |
Visualizaciones de grafico
Tipo | Descripcion | Cuando usar |
|---|---|---|
Horizontal Bar Chart | Barras horizontales | Rankings, nombres largos |
Vertical Bar Chart | Barras verticales | Series temporales |
Line Chart | Lineas | Tendencias en el tiempo |
Area Chart | Areas rellenas | Enfatizar volumen total |
Pie Chart | Torta | Proporciones (max 5-6 categorias) |
Scatter Chart | Dispersion | Correlaciones entre 2 variables |
Treemap | Rectangulos anidados | Jerarquias y proporciones |
Usar el dashboard
El dashboard muestra multiples reportes en una sola pantalla.
Agregar reporte al dashboard
- Abre el reporte que deseas agregar
- Haz clic en Agregar a mi dashboard
- Selecciona el ancho del widget (1, 2, 3 o 4 columnas)
- El reporte aparecera en tu dashboard
Quitar reporte del dashboard
- Abre el reporte
- Haz clic en Quitar del dashboard
Organizacion automatica
Los widgets se organizan automaticamente usando "Masonry layout":
- Se apilan sin dejar espacios vacios
- Se adaptan al ancho de pantalla
- Responsive para movil/tablet/desktop
Gestionar reportes
Clonar un reporte
- Abre el reporte
- Haz clic en Clonar
- Confirma la accion
- Se creara una copia que puedes modificar
Editar nombre y descripcion
- Con el reporte abierto, haz clic en el boton de edicion (icono de fuente)
- Ingresa el nuevo titulo y descripcion
- Completa el asistente
Eliminar un reporte
- Abre el reporte
- Haz clic en Borrar
- Confirma la eliminacion
Exportar datos
Exportar a CSV
- Con el reporte abierto, haz clic en el icono de descarga
- Se descargara un archivo .csv con el nombre del reporte
Nombre del archivo: nombre-del-reporte.csv
Requisito: Plan Business o superior. En plan Free, se redirige a la pagina de upgrade.
Contenido del CSV
- Todos los datos visibles en la tabla actual
- Con los filtros aplicados
- Solo datos tabulares (sin graficos)
- Compatible con Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc
Ejemplos practicos
Ejemplo 1: Tickets por agente y dia de la semana
Configuracion:
- Fuente: TICKETS
- Fechas: Ultimos 30 dias
- Filas: agent
- Columnas: day of week
- Valores: Count
- Visualizacion: Table
Que muestra: Cantidad de tickets atendidos por cada agente, distribuidos por dia de la semana.
Ejemplo 2: Tiempo promedio de resolucion
Configuracion:
- Fuente: TICKETS
- Fechas: Ultimos 30 dias
- Filas: agent
- Columnas: (vacio)
- Valores: Average de resolution.minutes
- Visualizacion: Table Barchart
Que muestra: Tiempo promedio que tarda cada agente en resolver tickets.
Ejemplo 3: Distribucion horaria de demanda
Configuracion:
- Fuente: TICKETS
- Fechas: Ultimos 7 dias
- Filas: hour
- Columnas: (vacio)
- Valores: Count
- Visualizacion: Horizontal Bar Chart
Que muestra: Cuantos tickets se reciben por hora del dia, para identificar horas pico.
Ejemplo 4: Tickets por canal
Configuracion:
- Fuente: TICKETS
- Fechas: Este mes
- Filas: source
- Columnas: (vacio)
- Valores: Count
- Visualizacion: Pie Chart
Que muestra: Proporcion de tickets por canal (WhatsApp, Web, Email, Facebook).
Ejemplo 5: Tasa de captura de datos
Configuracion:
- Fuente: TICKETS
- Fechas: Ultimos 30 dias
- Filas: lead.contact_info
- Columnas: (vacio)
- Valores: Count
- Visualizacion: Table Barchart
Que muestra: Cuantos tickets capturaron telefono, email, ambos o ninguno.
Ejemplo 6: Chatbot vs agente humano
Configuracion:
- Fuente: TICKETS
- Fechas: Este mes
- Filas: resolved by
- Columnas: status
- Valores: Count
- Visualizacion: Table
Que muestra: Comparacion de tickets resueltos por chatbot vs agentes humanos.
Ejemplo 7: Precision del chatbot
Configuracion:
- Fuente: TRAINING
- Fechas: Ultimos 30 dias
- Filas: confidence.bin
- Columnas: (vacio)
- Valores: Count
- Visualizacion: Horizontal Bar Chart
Que muestra: Distribucion de detecciones por nivel de confianza de la IA.
Problemas comunes
Problema | Solucion |
|---|---|
No aparecen datos en el reporte | Ampliar el rango de fechas o verificar que hay datos en ese periodo |
El reporte tarda mucho en cargar | Reducir el rango de fechas a maximo 3 meses. La primera carga es mas lenta (cache de 15 minutos) |
No puedo exportar a CSV | La exportacion requiere plan Business o superior |
Los numeros no coinciden entre reportes | Verificar que ambos usen el mismo rango de fechas, filtros y fuente de datos |
Los graficos no se ven | Desactivar bloqueador de anuncios o verificar que JavaScript este habilitado |
No veo la opcion Reportes en el menu | Tu usuario necesita acceso de administrador o permiso "Ver reportes de departamento" |
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo se guardan los datos en cache? 15 minutos. Para forzar actualizacion, haz clic en el icono de sincronizacion.
Puedo compartir un reporte con otro usuario? Los reportes son por cuenta. Cualquier usuario con acceso a reportes vera los mismos reportes guardados.
Cual es el limite de rango de fechas? No hay limite estricto, pero para mejor rendimiento se recomienda maximo 3 meses por consulta.
Mejores practicas
Nombrar reportes descriptivamente
Mal | Bien |
|---|---|
"Reporte 1" | "Tickets por Agente - Semanal" |
"Agentes" | "Tiempo de Resolucion por Agente" |
"Datos" | "Distribucion Horaria de Demanda" |
Revisar reportes regularmente
Diario (10 min): Tickets pendientes, distribucion de carga Semanal (30 min): Tendencias, rendimiento de agentes, temas frecuentes Mensual (1-2 horas): Comparacion mes vs mes, planificacion de recursos
Organizar el dashboard
Agrupa reportes relacionados:
- Dashboard de Operaciones: volumen, pendientes, tiempos de respuesta
- Dashboard de Calidad: tasa de resolucion, satisfaccion, escalamientos