Tareas y Seguimiento

organiza las actividades de tu equipo, crea subtareas, vincula tareas a contactos, empresas y oportunidades, y gestiona vencimientos de forma eficiente audiencia agentes, supervisores, equipos de ventas requiere asistecrm activo (addon crm), estados de tarea configurados actualizado diciembre 2025 requisitos previos antes de usar el modulo de tareas, verifica que tu cuenta cumpla con estos requisitos requisito como verificar quien lo configura asistecrm activo el menu lateral muestra "tareas" bajo la seccion crm administrador de cuenta estados de tarea configurados no aparece mensaje "modulo de tareas no configurado" al entrar administrador en configuracion crm tipos de tarea (opcional) puedes clasificar tareas por tipo (llamada, email, reunion) administrador en configuracion crm si ves el mensaje "el administrador aun no ha configurado los estados de tarea", contacta a tu administrador para que complete la configuracion inicial en configuracion > crm > tareas acceder al modulo de tareas navegacion menu lateral izquierdo > seccion crm > tareas al ingresar veras la interfaz principal con barra de filtros en la parte superior pestanas de estado (todas, activas, y estados personalizados) lista de tareas en formato tabla panel de detalle (aparece al seleccionar una tarea) crear una tarea metodo 1 desde el modulo tareas ingresa al modulo tareas haz clic en el boton nueva tarea (esquina superior derecha) completa el formulario campo descripcion obligatorio titulo nombre descriptivo de la tarea si tipo clasificacion (llamada, email, reunion, etc ) si prioridad baja, media, alta, urgente si departamento equipo responsable si asignado a agente que ejecutara la tarea si fecha de vencimiento cuando debe completarse si descripcion detalles adicionales no haz clic en crear tarea metodo 2 desde un contacto, empresa u oportunidad puedes crear tareas vinculadas directamente desde otras entidades del crm abre el registro del contacto , empresa u oportunidad en el panel de detalle, busca la seccion tareas haz clic en nueva tarea la tarea se creara automaticamente vinculada a esa entidad interfaz de lista de tareas pestanas de estado la lista organiza las tareas en pestanas dinamicas pestana que muestra todas todas las tareas visibles para ti activas tareas en estados no finales (pendientes, en progreso) \[estados personalizados] pestanas segun los estados configurados por tu administrador el contador junto a cada pestana muestra la cantidad de tareas en ese estado filtros disponibles la barra de filtros te permite refinar la busqueda fila 1 buscar texto libre en titulo y descripcion creador quien creo la tarea asignado agente responsable departamento equipo asignado tipo llamada, email, reunion, etc fila 2 prioridad baja, media, alta, urgente vencimiento vencidas, hoy, manana, esta semana, proximos 7/30 dias, sin fecha estado filtra por estado especifico etiquetas filtra por etiquetas asignadas mis tareas solo mis tareas, creadas por mi, asignadas a mi los filtros se guardan automaticamente en tu navegador para la proxima sesion vistas disponibles vista de lista (predeterminada) muestra las tareas en formato tabla con columnas configurables haz clic en el icono de engranaje para mostrar/ocultar columnas columnas disponibles tarea (titulo e icono de tipo) creador asignado (foto y nombre) estado (badge de color) prioridad (badge de color) avance (barra de progreso) tipo departamento etiquetas fecha de creacion fecha de inicio vencimiento entidad relacionada fecha de completado ultima actualizacion referencia externa vista kanban organiza las tareas en columnas por estado puedes arrastrar tarjetas entre columnas para cambiar el estado rapidamente para cambiar de vista, usa los botones de vista en la esquina superior derecha de la lista panel de detalle de tarea al hacer clic en una tarea, se abre el panel de detalle en el lado derecho este panel permite editar campos inline haz clic en cualquier campo para editarlo directamente titulo descripcion estado prioridad tipo asignado departamento fechas (inicio, vencimiento, recordatorio) etiquetas porcentaje de avance los cambios se guardan automaticamente secciones del panel seccion contenido informacion general estado, prioridad, tipo, asignado, fechas descripcion texto descriptivo de la tarea etiquetas etiquetas asignadas a la tarea notas notas internas del equipo subtareas lista de subtareas con progreso vinculacion entidad relacionada (contacto, empresa, oportunidad) conversaciones chats relacionados historial registro de cambios informacion del sistema metadatos (creacion, actualizacion) las secciones son colapsables haz clic en el encabezado para expandir o contraer el estado se guarda en tu navegador subtareas las subtareas permiten dividir una tarea compleja en pasos mas pequenos crear una subtarea abre el panel de detalle de la tarea principal expande la seccion subtareas haz clic en agregar subtarea ingresa el titulo y presiona enter marcar como completada haz clic en la casilla junto a la subtarea para marcarla como completada calculo automatico de progreso cuando una tarea tiene subtareas, el porcentaje de avance se calcula automaticamente avance = (subtareas completadas / total subtareas) x 100 por ejemplo, si tienes 3 subtareas y 2 estan completadas, el avance sera 66% el control deslizante de avance se desactiva cuando hay subtareas, mostrando el valor calculado regla de completado no puedes marcar como completada una tarea principal si tiene subtareas pendientes primero debes completar todas las subtareas vincular tareas a entidades las tareas pueden vincularse a contactos clientes o prospectos empresas organizaciones oportunidades deals en el pipeline conversaciones chats activos o cerrados vincular desde el panel de detalle abre la tarea en el panel de detalle expande la seccion vinculacion haz clic en vincular a selecciona el tipo de entidad busca y selecciona la entidad especifica vincular a conversacion el flujo para vincular a conversaciones es de dos pasos primero selecciona un contacto luego aparecen las conversaciones de ese contacto selecciona la conversacion especifica navegar a la entidad vinculada haz clic en el nombre de la entidad vinculada para abrir su panel de detalle puedes volver a la tarea con el boton de navegacion gestionar vencimientos indicadores visuales de vencimiento la lista de tareas muestra indicadores segun la fecha de vencimiento indicador significado texto rojo negrita tarea vencida texto naranja negrita vence hoy texto amarillo vence pronto (proximos dias) texto normal vencimiento futuro filtrar por vencimiento usa el filtro vencimiento para ver rapidamente vencidas tareas que ya pasaron su fecha limite hoy tareas que vencen hoy manana tareas que vencen manana esta semana tareas de la semana actual proximos 7 dias proxima semana proximos 30 dias proximo mes sin fecha tareas sin fecha de vencimiento asignada prioridades las tareas tienen 4 niveles de prioridad con codigos de color prioridad color uso recomendado baja azul claro tareas que pueden esperar media naranja prioridad normal de trabajo alta rojo claro requiere atencion pronta urgente rojo solido con texto blanco atencion inmediata requerida para cambiar la prioridad, edita el campo en el panel de detalle o arrastra la tarjeta en la vista kanban notas en tareas las notas permiten registrar informacion adicional, actualizaciones o comunicaciones internas agregar una nota abre la tarea en el panel de detalle expande la seccion notas escribe tu nota en el campo de texto haz clic en agregar las notas muestran el autor, fecha y hora se paginan en grupos de 5 para mejor rendimiento eliminar una nota pasa el cursor sobre la nota y haz clic en el icono de eliminar solo puedes eliminar notas que tu creaste historial de cambios la seccion historial registra automaticamente todos los cambios realizados a la tarea cambios de estado cambios de prioridad cambios de asignacion actualizaciones de fechas modificaciones de descripcion creacion de subtareas completado de subtareas cada entrada muestra quien hizo el cambio, cuando, y el valor anterior vs nuevo etiquetas las etiquetas permiten categorizar tareas de forma flexible, independiente de la estructura de estados y tipos agregar etiquetas abre la tarea en el panel de detalle expande la seccion etiquetas escribe la etiqueta y presiona enter puedes agregar multiples etiquetas filtrar por etiquetas en la barra de filtros, usa el selector etiquetas para encontrar tareas con etiquetas especificas el filtro admite seleccion multiple vista kanban la vista kanban muestra las tareas como tarjetas organizadas en columnas por estado cambiar estado con arrastrar y soltar haz clic sostenido en una tarjeta arrastrala a la columna del nuevo estado suelta para confirmar el cambio el estado se actualiza automaticamente y se refleja en todas las vistas informacion en tarjetas kanban cada tarjeta muestra titulo de la tarea badge de prioridad fecha de vencimiento avatar del asignado barra de progreso (si aplica) haz clic en la tarjeta para abrir el panel de detalle permisos y visibilidad que tareas puedes ver tu visibilidad de tareas depende de tareas que creaste siempre visibles tareas asignadas a ti siempre visibles tareas de tu departamento visibles si perteneces al departamento asignado tareas heredadas algunas tareas aparecen con indicador de "visibilidad heredada" esto significa que puedes verla porque una subtarea esta asignada a ti o tu departamento la tarea principal es visible por relacion con la subtarea estas tareas se muestran con un borde amarillo para distinguirlas permisos de edicion accion quien puede crear tarea cualquier usuario con acceso al modulo editar tarea creador, asignado, o miembro del departamento eliminar tarea solo el creador de la tarea completar tarea creador, asignado, o miembro del departamento problemas comunes "modulo de tareas no configurado" causa el administrador no ha configurado los estados de tarea solucion si eres administrador ve a configuracion > crm > tareas y configura los estados si no eres administrador contacta a tu administrador "no se pudo completar la tarea" causa la tarea tiene subtareas pendientes solucion completa todas las subtareas antes de marcar la tarea principal como completada "el titulo es obligatorio" causa intentaste crear una tarea sin titulo solucion ingresa un titulo descriptivo para la tarea las tareas no aparecen en la lista causas posibles tienes filtros activos que excluyen las tareas las tareas estan asignadas a otro departamento estas en una pestana de estado que no incluye esas tareas solucion revisa el indicador de "filtros activos" y limpia los filtros cambia a la pestana "todas" verifica el filtro "mis tareas" no puedo eliminar una tarea causa solo el creador puede eliminar la tarea solucion contacta al creador de la tarea o marca la tarea como completada/cancelada segun tus estados disponibles atajos de teclado atajo accion clic en fila selecciona tarea y abre panel doble clic en campo edita el campo inline enter confirma edicion escape cancela edicion buenas practicas usa titulos descriptivos "llamar a juan sobre propuesta" es mejor que "llamar" asigna fechas realistas evita sobrecargar dias especificos divide tareas grandes usa subtareas para proyectos complejos actualiza el estado regularmente mantiene al equipo informado usa etiquetas consistentes acuerda etiquetas estandar con tu equipo vincula a entidades facilita el seguimiento del contexto agrega notas documenta decisiones y avances importantes